Staranności należy dochować nie tylko wewnątrz firmy, ale również w komunikacji ze światem zewnętrznym. Wszelkie rozliczenia wiążą się z koniecznością wysyłania olbrzymich ilości korespondencji urzędowej i o pomyłkę tutaj nietrudno. Obieg dokumentów jest również zadaniem wyjątkowo uciążliwym. Chcąc dostarczyć dokumentację należało wpierw ją wydrukować, zapakować do koperty, a następnie nadać listem poleconym (w przypadku wielu przesyłek koszt takich operacji mógł być dotkliwy dla budżetów firmowych zmuszonych do korzystania z usług poczty polskiej). Cała operacja była kosztowna i czasochłonna, bywa również, że kończyła się zagubieniem istotnej przesyłki w drodze do adresata.

W działach księgowości pracownicy od dawna przyzwyczajeni są do tego, że dokumenty przeznaczone do wysyłki przygotowuje się za pomocą komputerów zamiast wystukiwać je na maszynie do pisania. Od lat do kopiowania tekstów służy kserokopiarka, a nie brudząca wszystko dookoła niebieska kalka. Pomimo udogodnień technologicznych, do których wszyscy zdążyli się dawno temu przyzwyczaić, nadal ważna dla firmy korespondencja jest wysyłana drogą tradycyjną. Dzieje się tak dlatego, że nadawca papierowego dokumentu (np. umowy lub kontraktu) chce mieć pewność odnośnie tożsamości osoby, której podpis widnieje na papierowych kartkach (stąd na umowach pieczątki i odręczne podpisy).

O ile jednak przybijanie pieczątek, parafowanie stron i składanie odręcznych podpisów było do niedawna jedynym sposobem nadawania mocy prawnej dokumentacji to od paru lat firmy i urzędy w całej Polsce mają możliwość dokonywania tych operacji w sposób szybszy, tańszy, i co bardzo ważne, bezpieczniejszy. Rozwiązaniem technologicznym ułatwiającym pracę osób z księgowości jest bezpieczny podpis elektroniczny.

W wielkim skrócie sformułowanie podpis elektroniczny to ogólna nazwa dla metod potwierdzania tożsamości autora oraz autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki temu rozwiązaniu odbiorca ma prawną gwarancję, że otrzymana mailem umowa (np. zapisana w pliku .doc) pochodzi od nadawcy wskazanego w certyfikacie, oraz, że dokument ten nie uległ jakiejkolwiek modyfikacji w drodze od nadawcy do odbiorcy (każda litera dokumentu jest oznaczona podpisem cyfrowym – z tego względu dopisanie choćby pojedynczej spacji będzie zasygnalizowane przez oprogramowanie weryfikujące autentyczność). Podpis elektroniczny spełnia zatem dokładnie te same funkcje, co podpis odręczny, z tym, że jego stosowanie jest łatwiejsze, i że znacznie trudniej go podrobić.

Choć technologia podpisu elektronicznego istnieje od kilkunastu lat to dopiero od niedawna zaczyna rosnąć jej popularność wśród krajowych przedsiębiorców. Stało się tak za sprawą zmian w prawie. Ustawodawca, stawiając kolejne kroki w kierunku zbudowania spełeczeństwa informatycznego, narzucił na przedsiębiorców wymóg wprowadzenia do ich działalności nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Prawo polskie od 21 lipca 2009 roku stanowi, że wszelkie firmy zatrudniające powyżej 5 osób muszą wykorzystywać certyfikat kwalifikowany do rozliczania się z ZUS-em. Z tej przyczyny wielka ilość firm oraz została poniekąd zmuszona do wdrożenia usług z zakresu e-księgowości. Na pierwszy rzut oka koszt wykupienia usługi, jaką jest podpis elektroniczny, może wydawać się dość wysoki (cena certyfikatu kwalifikowanego z 2-letnim okresem ważności może dochodzić do kilkuset złotych) to przy dokonywaniu wielu rozliczeń i podpisywaniu dużej ilości korespondencji poniesiony wydatek może szybko się zwrócić (stosując certyfikaty kwalifikowane oszczędzamy na materiałach biurowych takich jak papier, toner, znaczki). Nie bez znaczenia jest również wygoda w stosowaniu tego rozwiązania. Certyfikaty kwalifikowane są łatwe i szybkie w użyciu. By złożyć deklarację do urzędu nie trzeba dłużej wybierać się na pocztę, lecz wystarczy w programie Płatnik wybrać menu zus podpis elektroniczny, następnie włożyć do czytnika kartę kryptograficzną, na której znajduje się certyfikat kwalifikowany, wprowadzić numer PIN i gotowe. Szybko, prosto, wygodnie.